Toppmeny

Om skapandet av hållbara strategier

Med anledning av att de kommunala verksamheterna i Upplands Väsby kommun kommer att initiera ett arbete där man formulerar en vision och strategi kopplad till digitaliseringen av samhället och skolan bad vi Stefan Pålsson och Carl Heath att tänka kring visions- och strategiarbete för oss i skolans värld.

Del 1 – Visioner och strategier kring skolans digitalisering av Stefan Pålsson
Del 2 – Om skapandet av hållbara strategier av Carl Heath
Del 3 – En sammanfattning av Skolverkets förslag till nationell it-strategi av Stefan Pålsson

Ända sedan början av 2000-talet, och kanske längre än så, har många röster höjts i Sverige som kraftfullt önskat att staten formar en IT-strategi för skolan. Skälen till detta har varierat beroende på när önskan har uttryckts, av vem och i vilket sammanhang. I höstas fick Skolverket i uppdrag av Regeringen att påbörja arbetet med framtagandet av två IT-strategier för skolan, som riktar sig till olika aktörer. Så på nationell nivå tycks efterfrågan ha hörsammats.

Bland skolhuvudmän däremot har det i många kommuner funnits IT-strategier för skolan under en längre tid, såväl i små som större kommuner och bland fristående skolhuvudmän. Det har också formats IT-strategier för utbildning av andra, på internationell nivå, med råd och förslag på hur och varför en IT-strategi för skola och utbildning är viktig.

Själv har jag genom åren varit inblandad i utvecklingen av IT-strategier för skolan på tillsammans med ett antal kommuner och regioner. Jag har också varit med att forma liknande strategier för andra offentliga och privata verksamheter. En fråga som absolut är relevant att ställa sig är varför man skulle ha en IT-strategi, vad det är för något, och vilken betydelse en sådan kan tänkas ha.

Strategy_Concept.svg

Strategy Topics av Denis Fadeev – CC BY-SA 3.0

Syftet med alla strategier utgår någonstans ifrån att peka ut en riktning mot ett antal på förhand givna målsättningar, och där denna resa innebär någons slags förändring i verksamheten. Strategin beskriver på vilket sätt verksamheten har för avsikt att uppnå de mål som ställts, och hur man kan veta att målet har uppnåtts. En strategi knyts ofta till andra begrepp som mål, omvärldsanalys och påverkansfaktorer, så som intressenter, organisation, prioritering av resurser och dylikt.

Vill man koka ner vad en strategi syftar till i dess minsta beståndsdelar skulle man kunna säga att den handlar om att svara på följande frågor:

– Vart är vi idag?

– Vart vill vi vara?

– Hur tar vi oss dit?

– Hur vet vi om när vi är framme?

För att kunna svara på dessa frågor behöver man inför strategiarbetet ha en god bild av var verksamheten befinner sig i relation till målen vid den tidpunkt då strategin skrivs. Detta är en särskilt utmanande fråga, eftersom det innebär att man står i behov av att ha en mera generell bild av verksamheten, utifrån flera perspektiv, för att känna till detta. Det är inte självklart att elever, personal, skolledare och annan personal har samma bild av var man befinner sig. Formerandes av en realistisk strategi förutsätter att man i författandet av den kan se och ta hänsyn till flera perspektiv.

Vidare behöver man ha klart för sig vad verksamhetens mål är, samt hur man vet om, eller mäter, hur man kommer dit. Man behöver också ha klart för sig vad man har möjlighet att genomföra för förändringar för att uppnå sitt mål, samt vad man inte har möjlighet att göra. Man behöver också veta vad detta innebär i termer av resurser, för att kunna planera och författa strategin.

Så hur utformar man en strategi som är meningsfull?

Richard Rumelt, professor och forskare inom strategi, har uttryckt vad som kännetecknar bra och dåliga strategier. Några av de saker han menar på kännetecknar en dålig strategi är:

– Vackra ord utan innehåll. Strategier skrivs ofta högtravande och på ett sätt som inte betyder något konkret. De verkar viktiga för den som inte är insatt, men är vid närmare granskning innehållslösa.

– Bristande problembeskrivning eller utmaning. Har man inte identifierat de reella utmaningarna eller problemen kommer man inte heller att hantera dem, och följaktligen ta fram lösningar på fel bakgrund.

– Sammanblandning av begrepp. Ofta innehåller strategier beskrivningar på mål och vad de innebär, men inte en konkret beskrivning eller plan för hur de ska nås.

– Bristande målformulering. Med mål som verksamheter inte förstår, inte är överens om eller som inte går att förstå när de har uppnåtts, gör att man inte vet om och när en strategi har varit framgångsrik eller inte. Det är skillnad på strävansmål, eller långsiktiga mål som är av mera visionsartad karaktär, och målformuleringar som är specifika och oftast mätbara i någon form.

En bra strategi utgörs i grunden av tre delar

Rumelt menar på att en bra strategi i grunden utgörs av tre delar:

  1. En beskrivning av verksamheten och dess situation som skapar insikt och bidrar till att förklara den nuvarande situationen, problemet, eller utmaningen. Den förtydligar komplicerade eller komplexa situationer som våra verksamheter befinner sig i, på ett sätt som gör det möjligt att skapa planer och riktning. För komplexa problem kan det finnas flera samtidiga problembeskrivningar, och där strategin accentuerar vikten av att tolka och välja väg eller riktning. En bra problembeskrivning eller diagnos skapar förutsättningar för att identifiera möjliga lösningar och vägar framåt.
  2. Framtagande av en beskrivning som utgör en vägledande riktning, som kan hjälpa verksamheten genom de utmaningar den står inför. En riktigt bra sådan beskrivning innehåller och identifierar lösningar som ger strategiska fördelar, och som nyttjar verksamhetens resurser på bästa sätt, i relation till de mål som satts upp.
  3. Utveckling av ett antal sammanhängande aktiviteter som bygger på varandra, och skapats för att uppnå de mål som satts fram, med stöd av den vägledande riktningen, och mot bakgrund av den beskrivning av verksamheten som tagits fram.

 IT och strategi

Just inom IT-området har önskan av strategier i skolan varit extra påtaglig. Varför det är så vet jag inte, men en gissning är att det är ett område som sträcker sig över verksamhetsgränser och där lednings- och styrningsarbetet ofta kan vara utmanande. Det handlar troligtvis också om ett område som, på grund av den accelererande hastigheten i teknikutveckling och digitalisering, medför behov av förändring i en hög hastighet.

I utformningen av en tillämpbar IT-strategi är Rumelts teorier ovan högst relevanta. Men om man skulle konkretisera ytterligare, skulle jag tillföra ett antal faktorer som är viktiga vid utformningen av en god IT-strategi.

Definiera begrepp

Det är viktigt att det tydligt framgår vad begrepp som man använder i texten betyder. Det gäller särskilt i ett sammanhang som IT, där många olika professioner med olika kompetens och fackspråk möts inom samma område. Det gäller även begrepp som strategi, mål, vision och så vidare.

  1. Processen i framtagningen av en strategi behöver vara deltagarcentrerad. Det innebär att alla de aktörer som berörs av strategin behöver vara representerade i framtagningen av den. Skola och utbildning är komplexa verksamheter och där behöver flera perspektiv kunna finnas parallellt. I sammanhanget är ledningens medverkan givetvis också central. De är de som kommer att behöva se till att strategin uppnås, efterlevs och revideras för att vara i takt med sin tid.
  2. IT-strategin behöver vara kopplad till verksamhetens övriga övergripande mål och förutsättningar. Den behöver vara en pusselbit i att stödja de övergripande pedagogiska och verksamhetsmässiga målen.
  3. IT-strategin behöver ta hänsyn till tidigare processer, verksamheter och system. Det är lätt att hitta på en strategi som inte är förankrad i den rådande situationen. Men utan förankring i verksamheten, dess system, perspektiv och förutsättningar, kommer inte strategin vara möjlig att uppnå.
  4. Strategin bör tydliggöra ansvarsförhållanden. Där strategin ställer fram operativa mål, bör det också knytas ett tydligt ansvar och tydliga resurser. Med resurser avses i detta sammanhanget såväl ekonomi som kompetens, tid och system.
  5. Håll strategin allmän i relation till specifika produkter, leverantörer eller liknande. Beskriv dessa i termer så pass generella att strategin överlever bytet av en viss leverantör, produkt eller tjänst.
  6. Strategin bör innehålla någon form av tidplan och beskrivning av de aktiviteter som ska genomföras.
  7. Kommunikation. För att en strategi ska kunna förverkligas i en komplex miljö behöver alla aktörer som påverkas av strategin känna till den, hållas uppdaterade med hur arbetet fortskrider och vad som krävs av olika verksamheter för att uppfylla strategin. Förändringar, revideringar och utveckling behöver också löpande kommuniceras.
  8. Uppdatering och revision. En strategi bör ha ett bäst-före-datum eller ett datum vid vilken den automatiskt genomgår en revision. Verksamhet och omvärld förändras, och mål och inriktning likaså. Inget varar för evigt.

Alldeles oavsett vilka resultat man får i sin verksamhet genom formandet och uppföljningen av en IT-strategi, så har det tydliga processorienterare arbetssättet möjlighet att skapa mera direkta effekter i verksamheten. Genom att göra förarbetet och skapa sig en bättre förståelse för var verksamheten är, ur olika perspektiv, och i samarbete med andra i ens organisation byggda en gemensam förståelse för vart ni är på väg, så förbättrar ni er möjlighet att förstå och utveckla er verksamhet. Det går alltså att betrakta arbetet med framtagandet av en IT-strategi som både en resa, som har ett värde i sig, och ett mål, som också har ett värde. Och för många är både resan och målet ett sätt att bygga kunskap och nå en bättre insikt i verksamheten.

, , ,

No comments yet.

Kommentera